Wenn Sie die Energien Ihrer Mitarbeiter für ein Projekt bündeln wollen, ist ein Kickoff-Meeting ideal. Erfahren Sie, was ein Kickoff-Meeting leisten kann, wie Sie es optimal organisieren und was Sie bei der Umsetzung beachten sollten.
  
von Jörg Schötensack

Die Aufgaben eines Kickoff-Meetings
Der Start stellt die Weichen für den Ablauf des Projekts. Er prägt daher stark den gesamten Verlauf und damit auch den Erfolg oder Misserfolg des Projekts. Das heißt: Es lohnt sich, wenn Sie sich als Projektverantwortlicher die Zeit nehmen und zusammen mit den Beteiligten das Projekt in einen für alle sichtbaren Rahmen betten. Dafür ist ein Kickoff-Meeting ideal. Was solch eine „Auftakt-Sitzung“ leistet: Sie hilft dabei,

• den Erstkontakt, das Zusammenfinden und das Vernetzen aller Projektbeteiligten zu ermöglichen
• Verständnis zu wecken für die Aufgaben und den Nutzen des Projekts
• Klarheit zu schaffen über die Ziele und die erwarteten Resultate
• Strategien und Maßnahmen vorzustellen und/oder zu entwickeln
• den Austausch von Ideen und Wissen zu fördern
• Energien zu bündeln, die Beteiligten zu motivieren und ganz generell
• Dynamik in den Start zu bringen

Kommunikative Aufgaben: Die Beteiligten werden informiert über

• das konkrete Vorgehen
• den zu erwartenden Arbeitsumfang
• die benötigten Ressourcen
• Zeitpläne und Meilensteine sowie
• die Aufgaben und Rollen der einzelnen Teammitglieder
  

Was Sie vor dem Startschuss klären sollten

Bevor der Kickoff stattfindet, müssen 3 Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Das Projekt ist genehmigt
2. Die Projektbeteiligten sind ausgewählt
3. Es wurde ein Masterplan erstellt, das heißt: Die grobe Finanz-, Zeit- und Ressourcenplanung ist abgeschlossen

So wählen Sie die Teilnehmer aus

• Die Anzahl der Teilnehmer sollte 15 Personen möglichst nicht übersteigen
• Es muss das gesamte Kernteam dabei sein inklusive derjenigen Mitglieder, die erst zu einem späteren Zeitpunkt im Projekt aktiv werden
• Darüber hinaus sind oftmals externe Kooperations- und Vernetzungspartner sowie der externe Auftraggeber vertreten
• Gut ist auch die Anwesenheit eines Mitglieds der eigenen Geschäftsführung (sofern die Führung nicht ohnehin im Team sitzt oder es leitet) – das unterstreicht die Bedeutung des Projekts

Der optimale Rahmen

• Der zeitliche Umfang hängt von der Art und dem Umfang des Projekts ab und kann von ein paar Stunden bis zu 1 bis 3 Tagen reichen. Wichtig: Wählen Sie für das Kickoff-Meeting unbedingt einen Zeitpunkt, an dem auch wirklich alle gewünschten Teilnehmer anwesend sein können
• Ein angenehmer Ort gibt dem Meeting einen besonderen Rahmen und sorgt für eine positive Grundstimmung. Wenn es sich also zeitlich und finanziell machen lässt, sollten Sie nicht im hauseigenen Konferenzraum zusammenkommen

Energien freisetzen durch eine Retraite

Überlegen Sie auch, ob zum Projektstart eine sogenannte Retraite („Rückzug“) infrage kommt, die 1 oder 2 Tage dauern kann und besonders motivierend wirkt. Solch ein Rückzug in ein Hotel in schöner Umgebung dient auch hervorragend als Startschuss zur Planung, Ideenfindung und Beziehungspflege für ein neues Geschäftsjahr/-halbjahr.