Sind Sie ein Volltischler?

Stapeln Sie Ihre Unterlagen um sich herum auf dem Schreibtisch, um nichts zu übersehen oder zu vergessen? Dann wäre die Ihnen angemessene Lösung ein riesiger 2. Schreibtisch: eine Fläche, die allein der geordneten Ablage dient und Ihren eigentlichen Schreibtisch freiräumt.

Wenn Sie sich diesen Luxus aus Platzgründen nicht leisten können, gibt es jedoch gute Alternativen. Der Clou bei den folgenden Arbeitsmitteln ist die Transparenz: So können Sie Unterlagen wegpacken, ohne das Gefühl zu haben, sie aus dem Blick zu verlieren.

Halten Sie stets ausreichend viele Sichthüllen zur Verfügung, am besten in einer Schublade in oder direkt an Ihrem Schreibtisch. Bei konsequenter Nutzung vermeiden Sie, dass sich lose Blätter einzelner Vorgänge vermischen.

• Verwenden Sie Sichthüllen bereits ab 2 Blättern pro Vorgang.
• Das Wichtigste legen Sie immer zuoberst, damit Sie – ohne lange herumblättern zu müssen – auf den 1. Blick erkennen, worum es geht.
• Ein Post-it-Zettel auf der Hülle sorgt zusätzlich für rasche Zuordnung: "Angebot Müller", "Meeting Vertrieb 11.09.12" etc.
• Zur direkten Zuordnung einzelner Vorgänge sind farbige Sichthüllen eine große Hilfe: Geben Sie einzelnen Themen, Arbeitsbereichen, Produkten oder Projekten jeweils eine eigene Farbe. Diese "Auf 1 Blick"-Information entschädigt dann auch dafür, dass der Inhalt der 1. Seite durch den bunten Kunststoff hindurch schlechter erkennbar ist als bei farblosen Sichthüllen.

Sie verwenden farbige Stapelkörbe? Ersetzen Sie diese durch solche aus durchsichtigem Acryl. Sie vermitteln Ihnen das Gefühl von Offenheit, Durchsichtigkeit und Klarheit. Noch besser: „Entstapeln“ Sie sich, und verwenden Sie Stehsammler für in Arbeit befindliche Vorgänge:

• Platzieren Sie die Stehsammler auf oder direkt neben Ihrem Schreibtisch – beispielsweise auf dem Beistellwagen (siehe unten).
• Wählen Sie auch hier das psychologisch wichtige, transparente Acryl.
• Stellen Sie die Sammler mit der offenen(!) Seite in Ihre Blick-/Greifrichtung.
• Beschränken Sie die Zahl der Stehsammler auf maximal 5 – sonst leiden die Übersicht und die schnelle Zuordnung!

Stellen Sie einen Hängeregisterwagen neben Ihren Schreibtisch, und machen Sie sich klar: Ihre Unterlagen sind in diesem Wagen nicht für immer verschwunden. Sie sind dort nur um 90° gedreht untergebracht, also vertikal gestapelt. Machen Sie aus dem passiven Ablagewagen ein ständig benutztes, tagesaktuelles Werkzeug!

• Da die Hängeablage als Verlängerung Ihres Schreibtisches gedacht ist, sollte sie auch in unmittelbarer Nähe untergebracht sein – am besten erreichbar, ohne dass Sie aufstehen müssen. Dann werden Sie diese Ablage garantiert häufiger auch für sich hinziehende Vorgänge nutzen, anstatt die zugehörigen Papiere auf dem Schreibtisch zu stapeln.
• Verbannen Sie alles daraus, was abgeschlossen oder nicht mittelfristig von Nutzen für Sie ist.
• Beschriften Sie die Reiter der Hängemappen mit einem kräftigen Filzstift statt mit dünnem Kugelschreiber. Sie erhöhen damit die Signalwirkung der Mappen und beschleunigen Ihren Zugriff darauf.
• Langes Suchen nach Utensilien kann die Lust, schnell eine neue Mappe anzulegen, empfindlich dämpfen – vor allem in Kreativitätsphasen. Sorgen Sie deshalb für einen Vorrat an Beschriftungsschildchen – am besten direkt am Schreibtisch in einer separaten Hängemappe, in der Sie auch gleich den entsprechenden Stift deponieren.
• Ist ein Vorgang abgeschlossen, entsorgen Sie den Inhalt ins Archiv. Das Beschriftungsschild setzen Sie umgekehrt wieder ein – fürs nächste Mal.