So handhaben Sie Ihre E-Mails effektiv

Bei den Benediktinern liest ein Mönch täglich am Mittagstisch aus den 73 Verhaltensregeln des Heiligen Benedikt vor. So wird jeder Mönch sein ganzes Klosterleben lang an die Lebensregeln seiner Gemeinschaft erinnert. Andere Beispiele sind die Mantras, die Zehn Gebote der jüdischen und der christlichen Glaubenslehre, die Epistel- bzw. Surenlesung in Gottesdiensten oder die Affirmation beim autogenen Training.

Der große Vorteil von Regeln: Sie sind einprägsam, fassen zusammen, bringen das Gewünschte auf den Punkt.

Mit dem Selbstmanagement-Tool PerLe können Sie für eine sehr effektive Zusammenarbeit zwischen Regeln und Verhaltensänderung sorgen: Regelmäßiges Erinnern an die einmal aufgestellten Regeln verankert sich ganz allmählich in Ihren Verhaltensmustern und schafft so dauerhaft wirksame Verhaltensänderungen.

Und so setzen Sie PerLe in 3 einfachen Schritten um:

Welchen Standard wollen Sie bei Ihrem persönlichen Qualitätsmanagement verbessern? Was wollen Sie gerne ändern, was erreichen, wie soll der neue Zustand aussehen? Formulieren Sie dafür eine Regel.

Sie können die Regel als „Anweisung“ formulieren, wie z. B.:

• „Ich spare Zeit durch Planung.“

• „Jede Stunde eine kleine Pause.“

• „Ich treibe 3-mal in der Woche Sport.“

• „Ich höre meinem Gegenüber aufmerksam zu.“

• „Das Wochenende gehört mir und meiner Familie.“

Oder Sie nehmen Redewendungen als Vorbild und machen sie zur Regel:

• „Ein gesunder Geist in einem gesunden Körper!“

• „Zuhören heißt aktiv sein!“

Wichtig ist jedoch, dass Sie kurze, knappe Sätze bilden. Das dient der Klarheit und erhöht die „Werbewirksamkeit“ Ihrer Regeln. Ebenfalls wichtig ist, dass Sie positiv und motivierend formulieren – und zwar als Tatsache (Gegenwartsform: „Ich mache ...“) und nicht als Wunsch (Futur: „Ich werde ... machen“):

• Statt „Ich werde beim Telefonieren nichts nebenbei erledigen“ formulieren Sie „Ich höre aufmerksam zu“.

• Statt „Ich muss abnehmen“ sagen Sie „Ich ernähre mich bewusst und mache 3-mal pro Woche Sport“.

Verknüpfen Sie die Regeln jeweils mit einem positiven Bild. Visualisieren Sie dabei das erreichte Ziel oder eine Situation, die positive Gefühle in Ihnen weckt. Beispielsweise so:

Regel: „Ich arbeite an einem geordneten Arbeitsplatz.“
Bild: Stellen Sie sich Ihren Schreibtisch im Bestzustand vor – und sich selbst, wie Sie davor sitzen, mit einem siegessicheren „Alles im Griff!“-Gesicht.

Regel: „Ich mache 3-mal pro Woche Sport.“
Bild: Sie auf dem Fahrrad, wie Sie sich – mit einem glücklichen Lächeln – den Fahrtwind um die Nase wehen lassen.

Regel: „Ich höre am Telefon auch unter Zeitdruck aufmerksam zu.“
Bild: Sie (lächelnd) mit einem Telefonhörer in der Hand – so entspannt, dass Sie sich den Gesprächspartner am anderen Ende der Leitung bildlich vorstellen.

Regel: „Das Wochenende gehört mir und meiner Familie.“
Bild: Sie sehen sich selbst in einer schönen Szene im Kreis Ihrer Familie oder zusammen mit Ihrem Lebenspartner.

Vielleicht fällt es Ihnen nicht leicht, sich solch ein imaginäres Zielbild ganz konkret vor Augen zu rufen? Dann nehmen Sie stattdessen einfach ein Foto, das den Zielzustand zeigt.

Im Fall des „aufgeräumten Schreibtischs“ können Sie beispielsweise einmal alles, was Sie nicht täglich in Benutzung haben (und vor allem die Stapel mit Unerledigtem), abräumen, den Schreibtisch blank putzen, einen einzigen Vorgang darauf legen und von dieser Szene dann ein Foto machen.